Un collègue de travail vient de vous demander de lui envoyer des fichiers PDF ; mais de les convertir, d'abord, au format PDF/A. Vous n'avez pas la moindre idée de ce qu'il voulait dire, n'est-ce pas ? Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez vers quelles ressources vous devez vous tourner pour pouvoir transformer un PDF en PDF/A et ce que vous devez faire pour en tirer le meilleur parti.
Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, il me semble nécessaire de vous éclairer sur le type de dossier en question. Le format PDF/A est une variante spécifique du format PDF "classique" conçu principalement pour l'archivage à long terme des documents électroniques.
Le format en question offre, donc, la garantie que le document de référence soit toujours affiché et reproduit de la même manière, même après une longue période et avec des programmes et des appareils différents, tant pour ceux qui le reçoivent que pour ceux qui le conservent.
Ceci étant dit, si vous souhaitez vraiment en savoir plus, voici toutes les explications.
Bonne lecture !
Programmes pour transformer les PDF en PDF/A
Vous avez besoin de transformer un PDF en PDF/A et vous souhaitez savoir quels sont les meilleurs programmes du marché adaptés à cet objectif ? Il en existe pour Windows, MacOS et Linux et ils sont tous gratuits.
OpenOffice (Windows/macOS/Linux)
Le premier des programmes que vous pouvez utiliser pour convertir des PDF en PDF/A est "OpenOffice". Vous n'en avez jamais entendu parler ? Voici tout ce qu'il faut savoir à son sujet. C'est une suite de productivité open source que vous pouvez télécharger et utiliser gratuitement ; et c'est l'une des meilleures alternatives gratuites à Microsoft Office.
Il est compatible avec Windows et macOS (ainsi qu'avec Linux) et vous permet de faire presque tout ce que vous voulez avec le célèbre logiciel "Redmond home" ainsi que, de convertir des fichiers PDF en PDF/A.
Pour télécharger "OpenOffice" sur votre ordinateur, rendez-vous sur le site officiel et cliquez sur le lien de téléchargement et sur le bouton "Télécharger la version complète" (recommandé). En vous assurant que dans les menus déroulants sous l'élément "Sélectionner le système d'exploitation", que la langue utilisé sur votre ordinateur soit votre langue (probablement l'italien) et que la dernière version du système d'exploitation soit sélectionné (sinon choisissez les bonnes options).
Une fois que vous avez commencé et terminé le processus de téléchargement "OpenOffice" sur votre ordinateur, si vous utilisez Windows, ouvrez le fichier ".exe" obtenu et cliquez sur le bouton "Oui" dans la fenêtre qui s'ouvre sur votre bureau.
Cliquez, ensuite, sur les boutons "Suivant" et "Installer" et attendez que tous les fichiers nécessaires à l'installation du programme sur votre ordinateur soient extraits. Terminez la configuration en appuyant sur les boutons "Suivant" (trois fois de suite), "Installer" et "Terminer".
Démarrez, ensuite, le programme en double-cliquant sur le raccourci qui a été ajouté à votre bureau ou sur celui du menu "Démarrer" et sautez l'écran de bienvenue en cliquant sur le bouton "Suivant".
Si vous souhaitez que votre nom soit inclus dans les propriétés des documents que vous allez générer, remplissez le formulaire qui vous est proposé en saisissant vos données personnelles, puis cliquez sur le bouton "Terminer".
Si, toutefois, vous utilisez MacOS, ouvrez le paquet ".dmg" qui en résulte et faites glisser l'icône "OpenOffice" dans le dossier "Applications" de votre Mac. Ensuite, faites un clic droit dessus et sélectionnez "Ouvrir" dans le menu qui s'ouvre.
Ceci n'est nécessaire que la première fois que vous démarrez le logiciel en raison du système de sécurité de MacOS, qui bloque les applications qui ne sont pas téléchargées depuis le Mac App Store.
Une fois la fenêtre de configuration "OpenOffice" affichée, cliquez sur le bouton "Suivant", remplissez le formulaire avec vos données personnelles (si vous souhaitez que votre nom soit inclus dans les données des documents que vous allez générer) et cliquez sur le bouton "Terminer".
Maintenant, quel que soit le système d'exploitation que vous utilisez, cliquez sur le bouton "Ouvrir" situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre principale du programme et sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez transformer en PDF/A. Ensuite, cliquez sur l'élément "Fichier" situé en haut à gauche et sélectionnez l'option "Exporter au format PDF" dans le menu qui apparaît.
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet "Général", et cochez la case à côté de "PDF/A-1a Archive", puis appuyez sur le bouton "Exporter". Pour terminer, indiquez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier final et le nom que vous voulez lui attribuer et cliquez sur le bouton "Enregistrer".
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
"LibreOffice" représente une autre excellente alternative, c'est un projet né de "'OpenOffice" mentionné ci-dessus et préinstallé sur de nombreuses distributions Linux. Il fonctionne, également, sous Windows et MacOS et il intègre une fonction utile pour l'objectif en question.
Pour l'utiliser, rendez-vous sur le site web du programme et cliquez sur le bouton "Download Version x.x.x" pour commencer à télécharger le logiciel sur votre ordinateur. Si vous utilisez un Mac, cliquez, également, sur le bouton "Translated User Interface", afin de pouvoir télécharger à la fois le paquet d'installation du programme et le paquet permettant de traduire l'interface en anglais.
Une fois le téléchargement terminé, si vous utilisez Windows, ouvrez le fichier ".msi" que vous avez obtenu et suivez l'assistant qui l'accompagne : cliquez deux fois de suite sur le bouton "Suivant", sur le bouton "Installer", puis sur les boutons "Oui" et "Terminer".
Si, par contre, vous utilisez MacOS, ouvrez le premier paquet ".dmg" obtenu, faites glisser l'icône "LibreOffice" dans le dossier "Applications" de votre ordinateur, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option "Ouvrir" dans le menu qui s'ouvre, afin de contourner les restrictions d'Apple sur les logiciels de développeurs non certifiés (cela ne sera fait que lors du premier démarrage).
Maintenant, fermez la fenêtre du programme qui est apparue à l'écran, ouvrez le paquet ".dmg" pour la traduction anglaise de l'interface précédemment téléchargée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du pack de langues "LibreOffice", sélectionnez l'élément "Ouvrir" dans le menu qui s'ouvre et cliquez sur les boutons "Ouvrir" et "Installer" et "OK".
Vous pouvez enfin redémarrer "LibreOffice" en cliquant sur son icône dans le "Launchpad".
Quelque soit votre système d'exploitation, vous verrez la fenêtre "LibreOffice" sur votre écran, cliquez sur l'élément "Ouvrir un fichier" en haut à gauche et sélectionnez le fichier PDF sur lequel vous souhaitez agir. Ensuite, allez sur menu "Fichier", sélectionnez l'option "Exporter au format PDF" et, dans la fenêtre qui s'ouvre, assurez-vous que l'onglet "Général" est sélectionné (sinon, faites-le) et cochez l'option "PDF/A-1a (ISO 19005-1)" et "Archive" à droite.
Pour terminer, appuyez sur le bouton "Exporter" en bas à droite, indiquez le nom que vous souhaitez attribuer au fichier final et l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez l'enregistrer et appuyez sur le bouton "Enregistrer".
PDFelement (Windows/macOS)
Un autre outil dont vous disposez pour transformer les fichiers PDF "classiques" en documents PDF/A est "PDFelement". Il s'agit d'un logiciel utilisable sous Windows et MacOS qui permet de visualiser des fichiers au format PDF et d'effectuer des modifications de toutes sortes, y compris des conversions, grâce aux nombreux outils et fonctions intégrés.
Il est gratuit et il applique un filigrane aux documents sauvegardés et impose d'autres petites limitations qui peuvent être contournées en passant à la version payante (avec un prix de base de 99,95 $).
Pour télécharger le programme sur votre ordinateur, rendez-vous sur son site officiel et cliquez sur le bouton "Try Free". Remplissez le formulaire qui vous est proposé en fournissant les données requises et cliquez sur le bouton "Essayez le PDF gratuit".
Une fois le téléchargement terminé, si vous utilisez Windows, ouvrez le fichier ".exe" que vous venez d'obtenir et, dans la fenêtre qui s'affiche sur votre bureau, cliquez sur les boutons "Oui", "Installer" et "Démarrer maintenant".
Si, par contre, vous utilisez MacOS, ouvrez le paquet ".dmg" obtenu, appuyez sur le bouton "Accepter" dans la fenêtre qui s'ouvre et faites glisser l'icône du programme dans le dossier "Applications" de votre ordinateur. Ensuite, faites un clic droit dessus et sélectionnez l'option "Ouvrir" deux fois de suite, afin de pouvoir ouvrir le programme tout en contournant les restrictions d'Apple sur les développeurs non autorisés (ce qui ne doit être fait que la première fois que vous le démarrez).
Maintenant, que vous voyez la fenêtre du programme sur votre écran, cliquez sur le bouton "Ouvrir un fichier" à gauche et sélectionnez le PDF auquel vous voulez accéder. Ensuite, cliquez sur le menu "Fichier" en haut à gauche, sélectionnez l'élément "Convertir" (toujours à gauche) et l'élément "Autres formats PDF" (à droite).
Pour terminer, cliquez sur l'étiquette "PDF/A-2b" à droite, appuyez sur le bouton "Convertir", indiquez le nom que vous souhaitez attribuer au fichier final et l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez l'enregistrer, puis appuyez sur le bouton "Enregistrer".
PDFCreator (Windows)
Un autre excellent outil que vous pouvez utiliser pour convertir vos documents en PDF/A est "PDFCreator". Il s'agit d'un logiciel pour les systèmes d'exploitation Windows uniquement qui agit comme une imprimante virtuelle pour les PDF et qui, parmi les différentes fonctions offertes, intègre, également, une fonction qui permet de créer des fichiers PDF/A à partir de documents PDF, en utilisant tout autre programme qui offre la fonction d'impression.
Dans sa version de base, il est gratuit, mais il peut être payant dans certaines variantes (avec des prix à partir de 8,36 euros par an) comprenant des fonctions supplémentaires.
Pour l'utiliser, connectez-vous d'abord au site web du programme et cliquez sur le bouton "Télécharger" . Sur la nouvelle page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Télécharger" sous la rubrique "PDFCreator Free".
Ensuite, ouvrez le fichier ".exe" obtenu et cliquez sur le bouton "Oui" dans la fenêtre qui apparaît sur votre bureau. Cliquez ensuite sur le bouton "OK" pour confirmer l'utilisation de la langue et sur les boutons "Suivant" et "Installer". Pour terminer, cliquez sur le bouton "Skip" pour refuser l'installation de tout programme supplémentaire qui ne serait pas utile et sur le bouton "Finish".
À ce stade, ouvrez le document PDF qui vous intéresse à l'aide de la visionneuse que vous utilisez habituellement sur votre PC et allez dans le menu "Fichier" puis "Imprimer" (les menus, les éléments et les commandes peuvent différer selon le programme utilisé).
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez "PDFCreator" dans la liste des imprimantes disponibles et cliquez sur le bouton pour procéder à l'impression. Dans la fenêtre supplémentaire qui s'ouvre, tapez un titre pour votre document en remplissant le champ "Nomefile" (vous pouvez également laisser celui déjà défini), appuyez sur le menu sous l'élément "Profil" et sélectionnez l'option "PDF/A" (stockage à long terme).
Si vous pensez que c'est approprié, remplissez les champs "Sujet", "Mot-clé" et "Auteur" avec les informations pertinentes, puis appuyez sur le bouton "Enregistrer". Spécifiez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le document converti et cliquez à nouveau sur le bouton "Enregistrer" pour finaliser l'opération.
Services en ligne pour transformer le PDF en PDF/A
Vous ne voulez pas ou ne pouvez pas télécharger de nouveaux programmes sur votre ordinateur et vous souhaitez savoir s'il existe un service en ligne permettant de transformer les PDF en PDF/A directement à partir de votre navigateur ?
Vous pouvez dans ce cas essayer "DocuPUB", c'est un simple service web totalement gratuit qui vous permet de convertir des documents PDF (ainsi que Word, Excel, etc.) en divers formats, directement depuis n'importe quel navigateur et système d'exploitation. Notez que tous les fichiers téléchargés sont complètement supprimés des serveurs du service dans un court laps de temps.
Pour utiliser "PDF Converter", la première étape essentielle à suivre est de visiter la page web principale du service et de sélectionner l'option PDF/A dans le menu déroulant. À ce stade, cliquez sur le bouton "Choisir un fichier/Ouvrir un fichier" et sélectionnez le document PDF sur votre ordinateur qui vous intéresse. Pour terminer, appuyez sur le bouton "Upload"
Une fois que vous avez terminé le téléchargement et la conversion du document, vous pouvez télécharger le fichier sur votre PC en cliquant sur son titre. Si vous n'avez pas modifié les paramètres par défaut du navigateur, le fichier sera enregistré dans le dossier "Téléchargement" de votre ordinateur.
Si, par contre, vous préférez recevoir un courriel avec le lien de téléchargement avant de cliquer sur le bouton de conversion, sélectionnez l'option "Envoyez-moi un lien par courriel" puis, dans le menu déroulant "Mode de livraison" et procédez de la même manière que ci-dessus.