Toutes les personnes, aussi bien physiques que morales, bénéficient de l’avancée de la technologie, surtout que la majorité migre vers la digitalisation, essentiellement les professionnels. Diverses transformations s’opèrent au sein des sociétés, justement pour pouvoir passer à la numération qui est plus pratique et qui leur procure plusieurs avantages. Les différents travaux présentiels et chronophages sont désormais digitalisés, entre autres, la signature des documents électroniques. La réalisation de cette opération nécessite l’utilisation d’un logiciel élaboré spécifiquement pour cette action. La signature numérique présente plusieurs avantages considérables, essentiellement pour les professionnels.
1. Conformité juridique à la signature manuscrite
La valeur juridique d’une signature électronique est reconnue grâce à la réglementation eIDAS, mise en vigueur en juillet 2014, qui stipule que l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite. Les documents paraphés de cette façon sont valables et peuvent être utilisés lors des différentes démarches administratives. Par ailleurs, la démocratisation du télétravail à grande échelle, depuis la crise sanitaire du coronavirus requérant le confinement, a permis de standardiser l’usage des dossiers électroniques.
Dorénavant, signer un document PDF avec un paraphe électronique devient un acte classique. Cependant, les entreprises doivent trouver un logiciel adéquat qui leur permet d’assurer la légalité de cette signature en ligne et la protection de tous les documents, compte tenu de l’éventuelle sensibilité des contenus.
2. Sécurité de la signature en ligne
L’usurpation de signature est récurrente dans les cas de falsification d’un document écrit. Cette action frauduleuse peut être limitée lors de l’utilisation d’un software spécifique et sécurisé suggéré par les experts en la matière, comme universign.com. Une telle infraction s’avère difficile, voire impossible à réaliser lorsque les documents comportent une signature électronique. Sa modification et le changement des informations sur les dossiers ne peuvent pas se faire lorsque l’entreprise a pu choisir un logiciel de qualité.
Dans la pratique, les documents dématérialisés sont toujours authentifiés puisque leur originalité doit être vérifiée. La signature électronique permet d’y procéder étant donné qu’elle va être transposée sur un paraphe manuscrit, grâce aux techniques élaborées, entre autres, les clés de chiffrement, le certificat numérique ou la cryptographie. Ces concepts permettent de vérifier et de confirmer l’identité du signataire.
3. Amélioration de la productivité
Les documents en papier nécessitant une signature manuscrite commencent à devenir obsolètes et leur manipulation accaparent du temps aux différents services. Le risque de perte et d’altération est également imminent, lorsqu’ils doivent passer de main en main. La migration vers l’utilisation des dossiers électroniques et de la signature en ligne est la solution adéquate pour pallier les soucis susmentionnés. Les tâches chronophages qui font juste perdre du temps peuvent être évitées, comme l’attente de signature des responsables, les travaux des coursiers et l’impression. Tous ces services peuvent juste se résumer en l’envoi d’un mail avec les documents dûment signés, en pièce jointe. Les différentes équipes peuvent s’atteler à leurs fonctions principales et les échanges sont beaucoup plus rapides.
Normalement, les traitements qui ont pu ralentir la productivité sont palliés. Tous les processus liés aux documents et à la signature deviennent plus rapides, ce qui permet de bénéficier d’un gain de temps considérable. Les flux de travail se voient améliorer, contribuant ainsi à l’efficience de l’équipe, voire à l’augmentation de la productivité. L’utilisation des papiers est beaucoup plus réduite et les travaux d’archivage physiques n’auront plus lieu d’être dans le futur. La quantité de rames consommée diminue également, permettant ainsi d’économiser sur l’achat de ce poste de dépenses.
L’attente des signatures de la direction n’est plus un problème étant donné que les managers peuvent signer les dossiers en quelques clics. Ces derniers peuvent l’effectuer peu importe l’endroit où ils se trouvent, ils n’ont pas besoin d’être forcément au bureau pour faire les validations nécessaires. Aussi, les directeurs et les responsables peuvent donner leur accord en signant les documents à n’importe quel moment, sans attendre les heures d’ouverture. Cette catégorie de personnes travaille généralement chez eux ou du moins, consultent leur messagerie pour prendre connaissance des urgences. Ainsi, ils peuvent recevoir les dossiers et les signer du lieu où ils se trouvent à cet instant.
4. Acte écologique et responsable
La réduction des travaux d’impression constitue un acte écologique, dans la mesure où les encres et les autres éléments utilisés par les imprimantes peuvent être nuisibles pour l’environnement. En effet, les déchets engendrés par ces produits ont des impacts négatifs sur l’écosystème. Le transport de ces machines, et surtout des consommables, requiert l’usage des carburants et des moteurs qui émettent des gaz. L’ensemble de tout ce système, essentiellement à grande échelle, continue de nuire à l’écologie. Avec la signature électronique, tous ces problèmes néfastes pour l’environnement sont réduits.